Política de Privacidad Aplicación de Control de Horario Laboral TEMPUS

1. Destino y ámbito de aplicación

Mediante la presente política de privacidad de datos, se regula el uso de los datos de los usuarios de la aplicación Tempus para el control de fichajes en el puesto de trabajo y registro de la jornada laboral de los trabajadores, aplicación destinada al uso dentro del ámbito laboral.

2. Designación del responsable del tratamiento de datos personales

En relación con la aplicación de fichaje de horario laboral TEMPUS, será DEFISOFT S.L. con C.I.F. B-13536404, con domicilio social en Avenida de la Industria S/N; 13610, Campo de Criptana, provincia de Ciudad Real, inscrita en el Registro mercantil de Ciudad Real, bajo el número de protocolo 139, tomo 550, folio 141, hoja CR-21.854, en virtud de escritura de nombramiento de administradores, autorizada por el Notario María Pilar Arcicóllar Gil, otorgada en fecha de 2 de marzo de 2.012; se constituye como el Encargado del Tratamiento de Datos Personales quien como desarrollador y titular de la aplicación TEMPUS, otorga a:

La empresa empleadora de la licencia de uso de la aplicación TEMPUS, la cual se constituirá mediante la contratación de la licencia del uso de la aplicación, como responsables del tratamiento de datos de carácter laboral e identificativo de aquellos que sean registrados por parte de sus empleados, debiendo establecer un correo electrónico de contacto para trámites asociados a los derechos derivados de la protección de los datos de sus empleados, así como la designación de un delegado de protección de datos.

DEFISOFT S.L. como encargado del tratamiento, establecerá como correo electrónico de consultas la dirección mail info@defisoft.es

3. Finalidad

El tratamiento de los datos recogidos a través de la aplicación de fichajes será:

1. El registro diario de las jornadas laborales de los trabajadores usuarios de la aplicación, incluyendo dentro de la misma las horas de entrada, salida, pausas, descansos y posibles ausencias del puesto de trabajo.
2. Avalar el registro horario de los trabajadores usuarios de la aplicación y proceder a la corrección de los horarios de los trabajadores y registrar incidencias en el que caso de que pudiesen darse, permitiendo de esta manera garantizar la trazabilidad de los horarios laborales registrados ante posibles requerimientos o auditorías.
3. Garantizar el cumplimiento normativo del control horario de los trabajadores, así como la normativa legal vigente en el control horario laboral a través del correcto funcionamiento de la aplicación, con las correspondientes medidas de seguridad.

4. Categoría de los datos recogidos

Los datos que se tratarán dentro de la categoría establecida y que quedarán recogidos serán:

• Los datos identificativos del personal laboral y usuario de la aplicación, así como sus datos de contacto a efectos de la relación laboral que desempeñen.
• Datos organizativos de acuerdo con el calendario laboral aplicable al usuario de la aplicación.
• Datos asociados al registro de la jornada laboral de los trabajadores usuarios, así como a su control horario.
• Gestión de datos técnicos y de uso de la aplicación.

5. Conservación de los datos

Los datos de carácter identificativo y laboral, junto los registros horarios serán conservados en infraestructuras cloud ubicadas dentro el territorio de la Unión Europea, operadas por Microsoft Azure, con quien DEFISOFT S.L. ha suscrito las debidas condiciones contractuales que garantizan el cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, no produciéndose transferencias internacionales de los datos registrados a través de los datos registrados a través de la aplicación TEMPUS y actuando Microsoft Azure como subencargado del tratamiento de los datos personales.

Los datos serán conservados durante los plazos establecidos en la normativa laboral, siendo este de un plazo no inferior a cuatro años desde su registro. Plazo en el que los datos estarán a disposición de los trabajadores, sus representantes y en caso de ser requeridos, ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Una vez cumplidos los plazos requeridos por la normativa vigente, los datos serán eliminados o correctamente almacenados garantizando la seguridad y protección de estos.

6. Destino de los datos

Los datos recogidos y archivados a través de la aplicación TEMPUS podrán ser comunicados a los administradores que presten los servicios para el correcto funcionamiento de la aplicación, respondiendo éstos como encargados del tratamiento de datos personales. Del mismo modo, podrán ser comunicados a las autoridades laborales y de inspección de trabajo autorizadas cuando exista obligación legal de ofrecerles respuesta.

7. Derecho de los usuarios interesados

Los usuarios de la aplicación TEMPUS podrán ejercer sus derechos en materia de protección de datos, a saber:

• Derecho de acceso.
• Derecho de rectificación.
• Derecho de supresión.
• Derecho de oposición.
• Derecho de limitación.
• Derecho de portabilidad.

Para ejercer sus derechos, deberán hacerlo mediante solicitud dirigida al mail de contacto designado por la empresa empleadora para dirigirse a su correspondiente responsable de tratamiento de datos de carácter identificativo y laboral.

Además, los usuarios de la aplicación TEMPUS dispondrán del derecho de presentar una reclamación ante la autoridad competente, para lo cual deberán presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos a través de la página web www.agpd.es

8. Medidas de seguridad adoptadas

Actuando DEFISOFT S.L. como encargado de los datos aplicará las medidas organizativas y técnicas destinadas a garantizar la protección de los datos de carácter identificativo y laboral registrados a través de la aplicación, así como medidas para para la protección de identificativo y laboral de los usuarios, contando con gestión de cifrado de datos (contraseñas, correos electrónicos, etc.) cifrado de datos en reposo activado junto con conexión TLS/SSL para el cifrado de datos en tránsito.

Del mismo modo, DEFISOFT S.L. dispone de un esquema de parámetros a seguir en caso de incidencias y/o vulnerabilidades en el que se establece un proceso de información y reporte a los usuarios afectados, investigación, mediación y notificación de las medidas adoptadas. Así como, un control administrativo sobre los permisos designados y sobre los usuarios nominativos generados a partir de las licencias contratadas; contando a su vez con un proceso de revisión periódica y comunicación de alertas a los usuarios en caso de que fuese necesario.

Corresponderá a las empresas clientes como responsables de los tratamientos de datos registrados a través de sus usuarios, garantizar un nivel de seguridad adecuado a los posibles riegos contando con medidas como el control de acceso, cifrado de datos y establecer parámetros y procedimientos ante posibles incidencias.

9. Base jurídica

El tratamiento de datos de carácter identificativo y laboral de los trabajadores usuarios de la aplicación de control de fichajes se basa en la obligatoriedad del registro horario en virtud de lo establecido en el Real Decreto-Ley 8/2019 de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, así como en su obligatoriedad recogida en el artículo 34.9 de Estatuto de los Trabajadores y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.

10. Actualización de la política de privacidad

La política de privacidad recogida en el presente documento podrá ser actualizada de acuerdo con posibles actualizaciones en la normativa, siendo la versión más actualizada la cual será accesible a través de la aplicación TEMPUS.